Office manager (part-time)
Wavre
-
Belgium
Notes Seb :
Mi-temps (all days and morning preferably)
Connaissance HR et comptabilité est un plus
Connaissance Odoo est un plus
Personne organisée (sens de l'oganisation) et communicative
Expérience professionnelle de 5 ans
Les tâches que j’effectue en dehors des ressources humaines sont :
- Answering phone
- L’office management (Waver + Leuven) (en moyenne 7h/semaine) qui consiste à gérer le courrier, l’admin bureaux, l’entretien des locaux, le rangement des cartons de livraison et autre retour de foires, l’achat et les livraisons de nouveau matériel, le courrier (relevé, recommandés et timbres, l’aménagement du confort des collaborateurs, fournir la cuisine en petit matériel (cuisine, lait, savon, etc…) et remplir le tiroir crasses, ….
- La flotte et le budget mobilité (1h à 2h/jour)
- Les events : entre 20h et 30h/event semaine en sachant qu’il y a un event par mois à peu près (off meeting, Odoo XP, Off Meeting résidentiel, réunion d’équipe à l’extérieur, apéro mensuel …)
- Les voyages : entre 2 et 3h/voyage (réserver avions et hôtels, encoder expenses)
- Gestion des expenses : 2h/semaine
- Approbation factures fournisseurs
- La gestion de la carte VISA : 2h/semaine
- …….
1. Accueil & communication
Accueil téléphonique
Gestion de la centrale d’appel
Accueil des clients et visiteurs sur site
Gestion de la boîte mail info@
Interface avec le facteur, transporteurs et livreurs
2. Office management & gestion des bureaux (Wavre + Leuven)
Gestion quotidienne des bureaux
Suivi des contrats liés aux bureaux (bail, nettoyage, machines à café, etc.)
Gestion du chauffage, de la climatisation et du wifi
Coordination avec les prestataires externes
Suivi de l’entretien des locaux
Gestion des consommables (bureau, cuisine, sanitaires, etc.)
Approvisionnement cuisine (lait, café, savon, petit matériel)
Gestion du bien-être et du confort des collaborateurs
Vérification régulière des stocks et besoins
Rangement logistique (cartons de livraison, retours de foires, stockage)
Logistique quotidienne (organisation générale des espaces)
Commande des lunchs du midi
Gestion et rangement du matériel commun
3. Achats & logistique
Gestion des petits achats de matériel :
bureau
IT léger
matériel marketing
Suivi des commandes et livraisons
Coordination avec fournisseurs
4. Gestion administrative & financière
s factures entrantess factures entrantes s factures entrantes factures entrantes Gestion des factures entrantes
Approbation et suivi des Approbation et suivi des factures fournisseursApprobation et suivi des factures fournisseursfactures fournisseursApprobation et suivi des factures fournisseurs
Gestion et suivi des Gestion et suivi des expensesGestion et suivi des expensesexpensesGestion et suivi des expenses
Gestion des Gestion des cartes VISAGestion des cartes VISAcartes VISAGestion des cartes VISA
Gestion des Gestion des cartes essenceGestion des cartes essencecartes essenceGestion des cartes essence
Encodage et suivi administratif dans Odoo
5. Flotte & mobilité
Gestion de la flotte de véhicules
Suivi et gestion du budget mobilité
Utilisation et suivi de l’application de budget mobilité
Coordination avec fournisseurs et partenaires liés à la mobilité
Suivi administratif lié aux véhicules et aux avantages mobilité
6. Events, team building & vie d’entreprise
Organisation et coordination logistique des events internesevents internes : :
off meetings
team buildings
événements internes récurrents
Présence et support logistique lors des événements
Gestion des prestataires (lieux, catering, matériel)
Coordination ponctuelle avec l’équipe marketing pour les événements
Gestion des imprévus avant, pendant et après les événements
7. Voyages professionnels
Réservation des voyages (avions, hôtels)
Support administratif lié aux déplacements
Suivi des expenses liées aux voyages
8. Onboarding & support aux équipes
Accueil des nouveaux collaborateurs
Explication du fonctionnement des bureaux
Gestion des accès, clés et badges
Support logistique lors des arrivées et départs
Contribution au bon fonctionnement quotidien des équipes
9. Amélioration continue & organisation
Maintien et amélioration des processus existants
Identification d’axes d’optimisation dans l’organisation quotidienne
Contribution à la fluidité opérationnelle et administrative de l’entreprise
Rôle de point de contact interne pour les sujets opérationnels
Eezee is looking for a part-time Office Manager to ensure the smooth day-to-day operation of its offices and to support teams in their operational activities.
You hold a central role in the internal organisation and ensure the company’s operational efficiency on a daily basis.
Your Role
As an Office Manager, you are responsible for the company’s day-to-day operational functioning. You work across a broad and transversal scope, in close collaboration with internal teams and external partners, ensuring that the organisation remains smooth, structured, and reliable.
Organisation of the rol