Office manager (part-time)

Office manager (part-time) Wavre - Belgium Notes Seb : Mi-temps (all days and morning preferably) Connaissance HR et comptabilité est un plus Connaissance Odoo est un plus Personne organisée (sens de l'oganisation) et communicative Expérience professionnelle de 5 ans Les tâches que j’effectue en dehors des ressources humaines sont : - Answering phone - L’office management (Waver + Leuven) (en moyenne 7h/semaine) qui consiste à gérer le courrier, l’admin bureaux, l’entretien des locaux, le rangement des cartons de livraison et autre retour de foires, l’achat et les livraisons de nouveau matériel, le courrier (relevé, recommandés et timbres, l’aménagement du confort des collaborateurs, fournir la cuisine en petit matériel (cuisine, lait, savon, etc…) et remplir le tiroir crasses, …. - La flotte et le budget mobilité (1h à 2h/jour) - Les events : entre 20h et 30h/event semaine en sachant qu’il y a un event par mois à peu près (off meeting, Odoo XP, Off Meeting résidentiel, réunion d’équipe à l’extérieur, apéro mensuel …) - Les voyages : entre 2 et 3h/voyage (réserver avions et hôtels, encoder expenses) - Gestion des expenses : 2h/semaine - Approbation factures fournisseurs - La gestion de la carte VISA : 2h/semaine - ……. 1. Accueil & communication Accueil téléphonique Gestion de la centrale d’appel Accueil des clients et visiteurs sur site Gestion de la boîte mail info@ Interface avec le facteur, transporteurs et livreurs 2. Office management & gestion des bureaux (Wavre + Leuven) Gestion quotidienne des bureaux Suivi des contrats liés aux bureaux (bail, nettoyage, machines à café, etc.) Gestion du chauffage, de la climatisation et du wifi Coordination avec les prestataires externes Suivi de l’entretien des locaux Gestion des consommables (bureau, cuisine, sanitaires, etc.) Approvisionnement cuisine (lait, café, savon, petit matériel) Gestion du bien-être et du confort des collaborateurs Vérification régulière des stocks et besoins Rangement logistique (cartons de livraison, retours de foires, stockage) Logistique quotidienne (organisation générale des espaces) Commande des lunchs du midi Gestion et rangement du matériel commun 3. Achats & logistique Gestion des petits achats de matériel : bureau IT léger matériel marketing Suivi des commandes et livraisons Coordination avec fournisseurs 4. Gestion administrative & financière s factures entrantess factures entrantes s factures entrantes factures entrantes Gestion des factures entrantes Approbation et suivi des Approbation et suivi des factures fournisseursApprobation et suivi des factures fournisseursfactures fournisseursApprobation et suivi des factures fournisseurs Gestion et suivi des Gestion et suivi des expensesGestion et suivi des expensesexpensesGestion et suivi des expenses Gestion des Gestion des cartes VISAGestion des cartes VISAcartes VISAGestion des cartes VISA Gestion des Gestion des cartes essenceGestion des cartes essencecartes essenceGestion des cartes essence Encodage et suivi administratif dans Odoo 5. Flotte & mobilité Gestion de la flotte de véhicules Suivi et gestion du budget mobilité Utilisation et suivi de l’application de budget mobilité Coordination avec fournisseurs et partenaires liés à la mobilité Suivi administratif lié aux véhicules et aux avantages mobilité 6. Events, team building & vie d’entreprise Organisation et coordination logistique des events internesevents internes : : off meetings team buildings événements internes récurrents Présence et support logistique lors des événements Gestion des prestataires (lieux, catering, matériel) Coordination ponctuelle avec l’équipe marketing pour les événements Gestion des imprévus avant, pendant et après les événements 7. Voyages professionnels Réservation des voyages (avions, hôtels) Support administratif lié aux déplacements Suivi des expenses liées aux voyages 8. Onboarding & support aux équipes Accueil des nouveaux collaborateurs Explication du fonctionnement des bureaux Gestion des accès, clés et badges Support logistique lors des arrivées et départs Contribution au bon fonctionnement quotidien des équipes 9. Amélioration continue & organisation Maintien et amélioration des processus existants Identification d’axes d’optimisation dans l’organisation quotidienne Contribution à la fluidité opérationnelle et administrative de l’entreprise Rôle de point de contact interne pour les sujets opérationnels Eezee is looking for a part-time Office Manager to ensure the smooth day-to-day operation of its offices and to support teams in their operational activities. You hold a central role in the internal organisation and ensure the company’s operational efficiency on a daily basis. Your Role As an Office Manager, you are responsible for the company’s day-to-day operational functioning. You work across a broad and transversal scope, in close collaboration with internal teams and external partners, ensuring that the organisation remains smooth, structured, and reliable. Organisation of the rol

Organisation and management of the offices (Wavre and Leuven): daily logistics, coordination of service providers, follow-up of equipment, contracts, and team comfort.Management of administrative flows related to internal activities: supplier invoices, expenses, professional cards, and related administrative follow-up.Management of the vehicle fleet, fuel cards, and the mobility budget, in coordination with dedicated tools and partners.Organisation and logistical coordination of internal events and team buildings, with occasional collaboration with the marketing team.Reception of clients and visitors, as well as management of general contact channels (telephone, call centre, info@ mailbox).Logistical support for onboarding new employees (welcome, office setup, access).Contribution to the continuous improvement of internal organisation, by proposing pragmatic optimisations aligned with operational realities.