Ben jij een ervaren Assistant die energie haalt uit het ondersteunen van managers op C-level? Werk je graag in een internationale en dynamische organisatie? Voor Advario, een groeiende organisatie in de terminal storage industrie, zoeken wij een Executive Assistant ter ondersteuning van de CCO en CFO. Een veelzijdige functie waarin jij het verschil maakt met jouw structuur, overzicht en proactieve houding. Als Executive Assistant ben je meer dan een ondersteuner: je fungeert als een vertrouwde partner voor het leiderschapsteam. Met jouw structuur, vooruitziende blik en proactieve aanpak zorg je ervoor dat de CCO en CFO optimaal kunnen opereren in een complexe internationale omgeving. Je werkt nauw samen met twee andere Executive Assistants. Je bewaakt prioriteiten, coördineert internationale activiteiten en zorgt ervoor dat agenda’s, communicatie en besluitvormingsprocessen soepel verlopen. Daarbij anticipeer je continu op behoeften, creëer je overzicht in een dynamische omgeving en zorg je ervoor dat de CCO en CFO altijd optimaal voorbereid zijn op interne en externe engagements. Je werkzaamheden bestaan uit: Agendabeheer en planning Fungeren als primair aanspreekpunt voor de CCO en CFO en beheren van e-mails en correspondentie. Proactief plannen en strategisch prioriteren van complexe agenda’s. Prioriteren en filteren van vergaderverzoeken conform de gestelde richtlijnen Bijhouden van een integrale corporate agenda met daarin afspraken van de Supervisory Leads (CCO en CFO), Executive Leadership Team (ELT), Supervisory Board (SB), Management Board (MB) en Extended Leadership Team (ELT), inclusief reizen en belangrijke evenementen. Inplannen en organiseren van meetings met externe stakeholders op executive-niveau. Intensieve samenwerking met andere EA’s voor overzicht van leadership-activiteiten. Zorgen voor optimale voorbereiding van CCO en CFO door tijdige levering van relevante informatie en documenten. Reisbeheer Organiseren van nationale en internationale reizen conform bedrijfsrichtlijnen en geldende reisnormen. Opstellen en beheren van reisroutes in het interne boekingssysteem. Afstemmen met reisleveranciers voor vlucht- en hotelboekingen, inclusief wijzigingen. Ondersteunen bij paspoort-, visum- en Global Entry-aanvragen of -updates indien nodig. In samenwerking met andere EA’s bijhouden van een afgestemde jaarlijkse reisplanning voor de CCO en CFO. Vergaderondersteuning Plannen en voorbereiden van ELT-vergaderingen. Uploaden van ELT-documentatie in Teams en tijdig delen van voorbereidende stukken en notulen. Coördineren van externe deelnemers aan ELT-vergaderingen (uitnodigingen, ontvangst van bezoekers, etc.). Opstellen en redigeren van e-mails, memo’s en andere correspondentie waar nodig. Declaratiebeheer Voorbereiden en tijdig indienen van declaraties. Zorgvuldig beheren en archiveren van reisfacturen en bijbehorende documentatie. Algemene ondersteuning Organiseren en ondersteunen van relevante lijn- of functionele evenementen voor de CCO en CFO, zowel wereldwijd als lokaal. Bieden van administratieve kantoorondersteuning, waaronder beheer van kantoorbenodigdheden en naleving van kantoorprotocollen, in samenwerking met andere EA’s. Ondersteunen bij lichte facilitaire werkzaamheden waar nodig, in samenwerking met andere EA’s. Fungeren als back-up voor andere HQ EA’s bij afwezigheid, waarbij als één hecht team wordt samengewerkt. Beheren van het volledige inkoopproces namens de CCO en CFO. Uitvoeren van overige gerelateerde werkzaamheden indien nodig.